Logiciel de planning pour onglerie : quelles fonctionnalités privilégier

En bref : cinq fonctionnalités de planning passent avant tout

Une onglerie vend du temps. Un logiciel de planning mérite sa place s'il garde ce temps rempli et exact. Ces cinq fonctionnalités en décident : vérifiez-les en premier, et dans cet ordre.

1. 1Disponibilités par prothésiste. Chaque personne a ses propres horaires, et le système n'autorise jamais deux clientes à réserver la même personne au même moment.
2. 2De vraies durées de prestation. Chaque prestation a sa propre durée, et les créneaux libres sont calculés à partir d'elle : une pose complète de 90 minutes ne tombe jamais dans un trou de 60 minutes.
3. 3Une réservation en ligne sans friction. La cliente choisit une prestation, une prothésiste ou « la première disponible », et un horaire depuis un lien, sans télécharger d'application ni créer de compte.
4. 4La maîtrise des confirmations. Vous décidez si les réservations en ligne passent par votre confirmation, et ce qui arrive à celles que vous ne confirmez pas à temps.
5. 5Des rappels auxquels la cliente peut répondre. Un rappel la veille et quelques heures avant, avec la possibilité de confirmer ou d'annuler, pour que les créneaux libérés reviennent tôt.

1. Les disponibilités par prothésiste

Dans un salon de plus d'une personne, les disponibilités ne tiennent pas dans un seul agenda partagé. Léa travaille du mardi au samedi, Inès seulement l'après-midi, et la gérante ne prend peut-être aucune cliente. Le logiciel doit connaître les horaires et les prestations de chacune et calculer le temps libre par personne.

Demandez à l'éditeur ce qui se passe quand deux clientes essaient de prendre le même créneau au même moment. La bonne réponse : la deuxième réservation est refusée. Dans CutieCure Salon, les disponibilités sont calculées par prothésiste, les réservations « première disponible » vont à la prothésiste libre la moins chargée, et une même prothésiste ne peut pas être réservée deux fois sur le même horaire.

2. Des durées qui pilotent le planning

Chaque prestation a besoin de sa propre durée, et les créneaux libres doivent en découler. Sans cela, vous avez un planning en blocs fixes de 30 minutes que vous corrigez à la main toute la journée.

• Pouvez-vous fixer une durée différente pour chaque prestation ?
• Les forfaits additionnent-ils les durées des prestations qu'ils contiennent ?
• Les créneaux respectent-ils les horaires de travail, pour qu'une longue prestation ne soit pas proposée dix minutes avant la fermeture ?

Si vous avez besoin d'un temps de nettoyage entre deux clientes, incluez-le dans la durée de la prestation. Mesurez vos temps réels avant de les saisir ; le guide des prix explique comment, et ces mêmes durées déterminent vos tarifs.

3. Une réservation en ligne que les clientes terminent vraiment

La plupart des clientes ongles vous trouvent sur Instagram ou Google et décident sur leur téléphone. Chaque étape en plus en fait fuir quelques-unes : cherchez un lien de réservation qui s'ouvre dans le navigateur, ne demande qu'un nom et un numéro de téléphone, et fonctionne dans la langue de vos clientes.

Un widget sur votre site, c'est le même parcours chez vous. Les deux doivent afficher les mêmes prestations, les mêmes prix et les mêmes créneaux libres que votre planning. Le guide de la réservation en ligne détaille où partager le lien.

4. La maîtrise des confirmations

Certains salons veulent que chaque réservation en ligne soit confirmée automatiquement. Beaucoup d'ongleries préfèrent regarder d'abord, surtout pour les nouvelles clientes, les longues prestations ou un studio à domicile. Un bon logiciel vous laisse choisir, et ne laisse pas des réservations non confirmées bloquer le planning indéfiniment.

Dans CutieCure Salon, les réservations en ligne arrivent en attente de votre confirmation, et vous choisissez si celles que vous ne confirmez pas sont annulées automatiquement après 2 à 72 heures, ou jamais. La cliente est prévenue dans les deux cas.

5. Des rappels auxquels la cliente peut répondre

Un rappel qui dit seulement « à demain » aide. Un rappel auquel la cliente peut répondre aide davantage, car une annulation la veille est un créneau que vous pouvez encore remplir. Vérifiez par quel canal partent les rappels, à quel moment, s'ils arrivent au nom de votre salon et combien coûte chaque message.

CutieCure Salon envoie des rappels WhatsApp 24 heures et 2 heures avant le rendez-vous, au nom de votre salon, et la cliente confirme ou annule en un geste. Chaque formule inclut un quota mensuel de messages WhatsApp. Il n'y a pas de rappels par SMS.

Ensuite : agenda mobile, contrôle et chiffres

• Un agenda sur chaque téléphone. Les prothésistes consultent leur journée sur leur téléphone : l'application mobile compte autant que la vue sur ordinateur.
• Qui est réservable en ligne. Une gérante qui encadre sans poser ne doit pas apparaître comme réservable ; une apprentie peut ne prendre que certaines prestations.
• Le suivi des rendez-vous non honorés. Marquez les rendez-vous manqués, voyez le taux par prothésiste et bloquez la réservation en ligne des clientes qui manquent souvent leurs rendez-vous.
• Taux d'occupation et sources de réservation. À quel point la semaine de chacune est remplie, et de quel canal viennent les réservations.

Ce sont ces fonctionnalités qui transforment un agenda en outil de pilotage de la semaine. Le guide pour gérer une onglerie avec plusieurs prothésistes explique comment les lire.

Prothésiste indépendante ou salon avec équipe : ce qui change

Une prothésiste indépendante a surtout besoin d'un lien de réservation, de vraies durées, de la maîtrise des confirmations et de rappels, plus un agenda sur son téléphone. Le prix par membre d'équipe ne compte pas encore, mais le coût d'une deuxième personne plus tard, si.

Un salon avec équipe a besoin dès le premier jour des disponibilités par prothésiste, de l'attribution « première disponible », de rôles et de droits d'accès, et de rapports par membre de l'équipe. Vérifiez ce que coûte chaque membre supplémentaire avant de comparer les prix mensuels.

Nous avons des pages dédiées au logiciel pour prothésiste ongulaire indépendante et au logiciel de réservation pour onglerie.

Utile, mais pas en premier

Acomptes et paiement par carte, caisse, place de marché grand public et automatisation marketing peuvent tous servir, mais aucun ne corrige un planning faux. Décidez lesquels vous sont vraiment nécessaires et vérifiez-les après les cinq priorités ci-dessus.

Pour être clair sur CutieCure Salon : il ne prend ni acompte ni paiement par carte, n'a pas de caisse et n'envoie pas de SMS. Pour une liste de contrôle plus large qui inclut l'export des données, les droits d'accès et le coût, voir comment choisir un logiciel pour onglerie.

Testez les priorités en 15 minutes

1. 1Ajoutez trois vraies prestations avec leurs vraies durées, et un forfait.
2. 2Définissez les horaires de deux personnes, sur des jours différents.
3. 3Réservez depuis votre téléphone via le lien de réservation, comme une cliente, en choisissant « première disponible ».
4. 4Essayez de réserver la même personne au même horaire depuis un second téléphone.
5. 5Laissez une réservation sans confirmation et regardez ce qu'elle devient.
6. 6Regardez ce que la cliente reçoit avant le rendez-vous.

Si un outil passe ces six tests, le reste de la décision tient au prix et à l'adéquation avec votre salon. Vous pouvez les faire sur CutieCure Salon avec un essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire, ou découvrir d'abord la démo en ligne.