Tırnak Salonu için WhatsApp Randevu Mesajları: Hazır Şablonlar ve Kurallar

Tırnak salonunun neden WhatsApp kurallarına ihtiyacı var?

Birçok salon için WhatsApp resepsiyonun ta kendisi. Müşteri için kolay, ama kendi sorunlarını getiriyor: eldivenle iki müşteri arasında yazılan cevaplar, tek bir saat için on mesaj, gece yarısı gelen talepler, farklı kişilerin farklı söylediği fiyatlar ve sohbetin içinde kaybolan randevular.

Bunu düzeltmek için WhatsApp'ı bırakmana gerek yok. Üç şey yeterli: birkaç temel ayar, net cevap süreleri ve tüm ekibin kullandığı hazır cevaplar.

Önce temelleri kur

• İşletme hesabı kullan. WhatsApp Business uygulamasında profilinde adresini, çalışma saatlerini, kısa bir açıklamayı ve bir link gösterebilirsin. Oraya randevu linkini koy.
• Karşılama ve uzakta mesajı. İlk kez yazanlar için kısa bir karşılama mesajı, mesai dışı için bir uzakta mesajı ayarla. İkisinde de randevu linkin olsun.
• Hızlı cevaplar. Aşağıdaki şablonları hızlı cevap olarak kaydet; ekipten herkes iki dokunuşla gönderebilsin.
• Etiketler. Sohbetleri yeni talep, müşteriden cevap bekleniyor ya da randevu verildi diye işaretle; yoğun bir günün sonunda hiçbir şey unutulmasın.
• Her vardiyada tek sorumlu. Hangi vardiyada sohbete kimin bakacağını belirle. Aynı müşteriye iki kişinin cevap vermesi çift randevunun en sık sebebidir.

Müşterinin kabul edebileceği cevap süreleri

Müşteri, tırnak yapan birinden anında cevap beklemez; ne zaman cevap alacağını bilmek ister. Açık olduğun saatlerde müşteriler arasında cevap ver, gerisini uzakta mesajına bırak: ne zaman döneceğini ve randevu linkinin her saatte çalıştığını söylesin.

Profiline "5 dakikada cevap veriyoruz" yazma. Cumartesi günü tutamayacağın bir söz, hiç söz vermemekten daha çok zarar verir.

Kopyalayabileceğin şablonlar

Süslü parantez içindeki yerleri kendine göre doldur. Her mesaj kilit ekranında okunacak kadar kısa olsun.

"Cumartesi boş saatiniz var mı?" mesajına ilk cevap

Fiyat sorusu

Müşteri adına oluşturduğun randevunun onayı

Müşteri saati değiştirmek istiyor

Müşteri gecikiyor

Bu mesajın arkasındaki tolerans süresini nasıl belirleyeceğini geciken müşteri rehberi anlatıyor.

Gelmeyen müşteriye

Kural kısmını kendi iptal politikandan yaz ve mesajı aynı gün, sakin ve suçlamadan gönder.

Bir saat boşaldı

Yorum isteği

Ne zaman göndereceğin ve gelen yorumlarla ne yapacağın için Google yorumlarını artırma rehberine bak.

Tüm ekip için yazışma kuralları

• Müşteriye adıyla hitap et ve kendi adınla bitir; kiminle konuştuğunu bilsin.
• Beş kısa mesaj değil, tek net mesaj. Saati, hizmeti ve sonraki adımı aynı mesaja yaz.
• Saati ve fiyatı yaz, sesli mesajla söyleme. Müşteri geri kaydırıp saati bulabilmeli. Sesli mesaj sohbet için olur, randevu anlaşması için olmaz.
• Her randevuyu yazılı onayla, telefonda anlaşılmış olsa bile.
• Şikâyeti telefona taşı. Sohbette uzayan tartışmalar nadiren iyi biter.
• Gizliliği koru. Başka bir müşterinin adını, fotoğrafını ya da randevusunu paylaşma; bir müşterinin tırnaklarını izni olmadan paylaşma.
• Grup ve toplu mesaj listesi yok, her müşterinin onayı olmadan.
• Herkese aynı kural. Hazır cevaplar, kural telefonu kim tutuyorsa ona göre değişmesin diye var.

Kampanya mesajları: önce izin

Randevu için numarasını veren müşteri, o randevuyla ilgili mesaj bekler. Kampanya mesajı başka bir şeydir. Türkiye'de ticari elektronik iletiler için 6563 sayılı Kanun ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) kuralları gereği alıcının önceden onayı gerekir; her kampanya mesajı "artık istemiyorum" demeyi de kolaylaştırmalı.

Basit bir yol: ziyaretten sonra bir kez sor: "Boş saatlerimiz ya da sezon kampanyalarımız olduğunda mesaj atalım mı?" Evet diyenlerin listesini tut ve yalnızca onlara gönder.

Tekrar eden işi otomatik mesajlara bırak

Şablonlar yazma zahmetini azaltır, ama en çok tekrar eden mesajlar için birinin yazmasına hiç gerek yok. CutieCure Salon'da WhatsApp bildirimleri ayarlardan açılır ve her mesajın ayrı anahtarı vardır: randevu oluşturulunca onay, randevudan 24 ve 2 saat önce hatırlatma, müşterinin "Geleceğim" ya da "Gelemeyeceğim" diye cevapladığı bir soru ve randevu iptal edilince bildirim.

Müşteri "Gelemeyeceğim"e dokunduğunda randevu iptal olur, saat yeniden açılır ve sana bildirim gelir; yukarıdaki "bir saat boşaldı" mesajını gönderebilirsin. Randevuya iki saatten az kala alınan randevulara hatırlatma gitmez; onları bir telefonla teyit et.

Randevu linkin "ne zaman boşsunuz?" sorusunu kendisi cevaplar: müşteri boş saatleri görür ve yazışmadan randevu alır. Sohbetten gelen bir randevuyu eklerken kaynak olarak WhatsApp'ı seç; sohbetin kaç randevu getirdiğini görürsün. Tüm özellikler için randevu programı sayfasına bak, gelmeyen randevuların bugün sana neye mal olduğunu da gelmeyen müşteri maliyet hesaplayıcısıyla hesapla.