Mensagens de WhatsApp para agendamento no salão de unhas: modelos e boas práticas

Por que o salão de unhas precisa de regras no WhatsApp

Para muitos salões, o WhatsApp é a recepção. É prático para a cliente, mas traz problemas próprios: respostas digitadas entre um atendimento e outro, de luva, dez mensagens para combinar um horário, pedidos à meia-noite, preços diferentes conforme quem responde e agendamentos perdidos no meio da conversa.

Não é preciso sair do WhatsApp para resolver isso. Bastam três coisas: alguns ajustes básicos, prazos de resposta claros e respostas prontas que a equipe toda usa.

Comece pelo básico

• Use uma conta comercial. O app WhatsApp Business mostra no perfil seu endereço, horário, uma descrição curta e um link. Coloque ali seu link de agendamento.
• Mensagem de saudação e de ausência. Configure uma saudação curta para quem escreve pela primeira vez e uma mensagem de ausência fora do horário. As duas com o link de agendamento.
• Respostas rápidas. Salve os modelos abaixo como respostas rápidas, para qualquer pessoa da equipe enviar com dois toques.
• Etiquetas. Marque as conversas como novo pedido, aguardando cliente ou agendado, para nada ficar esquecido no fim de um dia corrido.
• Uma responsável por turno. Defina quem responde em cada turno. Duas pessoas respondendo a mesma cliente é como acontece o agendamento duplo.

Prazos de resposta que a cliente aceita

A cliente não espera resposta imediata de quem está fazendo unha. Ela quer saber quando vai ter retorno. Responda entre um atendimento e outro no horário de funcionamento e deixe a mensagem de ausência cuidar do resto: ela diz quando você vai responder e que o link de agendamento funciona a qualquer hora.

Evite escrever "respondemos em 5 minutos" no perfil. Uma promessa que você não cumpre num sábado faz mais estrago do que nenhuma promessa.

Modelos para copiar

Troque o que está entre chaves. Cada mensagem deve caber na tela de bloqueio.

Primeira resposta a "Tem horário no sábado?"

Pergunta de preço

Confirmação de um horário que você marcou para a cliente

A cliente quer remarcar

A cliente está atrasada

O guia sobre cliente atrasada explica como definir a tolerância por trás dessa mensagem.

Depois de uma falta

Escreva a parte da regra a partir da sua política de cancelamento e mande a mensagem no mesmo dia, com calma e sem culpar.

Abriu uma vaga

Pedido de avaliação

Veja como conseguir mais avaliações no Google para saber quando enviar e como responder.

Regras de conversa para a equipe toda

• Chame a cliente pelo nome e assine com o seu, para ela saber com quem está falando.
• Uma mensagem clara, não cinco curtinhas. Coloque horário, serviço e próximo passo na mesma mensagem.
• Escreva horário e preço, não mande áudio. A cliente precisa conseguir rolar a conversa e achar o horário. Áudio serve para conversar, não para fechar um agendamento.
• Confirme todo agendamento por escrito, mesmo que tenha sido combinado por telefone.
• Leve reclamação para uma ligação. Discussão longa por mensagem raramente termina bem.
• Proteja a privacidade. Não compartilhe nome, fotos ou horário de outra cliente, nem as unhas de uma cliente sem a autorização dela.
• Nada de grupos ou listas de transmissão sem a concordância de cada cliente.
• As mesmas regras para todas. As respostas prontas existem para a política não mudar conforme quem está com o celular.

Promoções: peça antes

A cliente que passou o número para agendar espera mensagens sobre aquele agendamento. Promoção é outra coisa. Pela LGPD, você precisa de uma base legal para usar o contato dela com fins de marketing, e o caminho mais simples é o consentimento; toda mensagem promocional deve permitir dizer "não quero mais" com facilidade.

Um jeito simples: pergunte uma vez, depois de um atendimento: "Quer receber mensagem quando abrirmos vagas ou tivermos promoções da estação?" Guarde a lista de quem disse sim e mande só para elas.

Deixe as mensagens automáticas fazerem o trabalho repetitivo

Os modelos poupam digitação, mas as mensagens mais repetitivas nem precisam de alguém. No CutieCure Salon, as notificações de WhatsApp são ligadas nas configurações, com uma opção para cada mensagem: confirmação quando o agendamento é criado, lembretes 24 e 2 horas antes, uma pergunta que a cliente responde com "Estarei lá" ou "Não posso comparecer" e um aviso quando o agendamento é cancelado.

Quando a cliente toca em "Não posso comparecer", o agendamento é cancelado, o horário volta a ficar livre e você recebe um aviso, e pode mandar a mensagem de "abriu uma vaga" acima. Agendamentos feitos com menos de duas horas de antecedência não recebem lembrete; confirme esses com uma ligação.

Seu link de agendamento responde sozinho ao "quando você tem horário?": a cliente vê os horários livres e agenda sem troca de mensagens. Ao registrar um agendamento que veio pela conversa, escolha WhatsApp como origem e você verá quantos agendamentos a conversa traz. Veja todos os recursos na página do sistema de agendamento e use a calculadora do custo das faltas para ver quanto as faltas custam hoje.