Tırnak Salonu Müşteri Bilgi Formu: Ne Sorulmalı, Ne Kaydedilmeli?

Müşteri bilgi formu neden hem müşteriyi hem salonu korur?

Bilgi formu, müşterinin istediği işlemin gerçekten ona uygun olup olmadığını anladığınız beş dakikadır. Alerjiyi reaksiyondan önce, kalkmayı şikâyete dönüşmeden, "doğal pembe" yanlış anlaşılmasını da doksan dakikalık emekten önce yakalar.

• Müşteri için: daha az reaksiyon riski, eline ve günlük hayatına uyan bir sonuç.
• Tırnak uzmanı için: ne yapılacağı belli, süre gerçekçi.
• Salon için: neyin konuşulup kabul edildiğinin kaydı. "Yeniden yapın" talebi geldiğinde adil davranmak kolaylaşır.

Cevapları bir sonraki gelişinde hatırlanan müşteri kendini önemsenmiş hisseder. Tırnak salonunda müşteriyi elde tutma işinin özü de budur.

Sağlık soruları: alerji, hassasiyet ve işleme ne zaman başlanmamalı?

Her yeni müşteriye sorun, düzenli müşterilere de bir şey değiştiğinde yeniden sorun:

• Geçmiş reaksiyonlar: jel, protez ya da oje sonrası kaşıntı, kızarıklık veya şişlik. Tırnak ürünlerine tepki parmak uçlarında, tırnak çevresinde, hatta yüzde ve göz kapaklarında görülebilir. Soruyu geniş tutun.
• Ellerin bugünkü durumu: kesik, çatlak, egzama alevlenmesi ya da ağrıyan bir nokta.
• Çalışma şeklinizi değiştiren durumlar: örneğin diyabet ya da dolaşım sorunu (kütikül çalışmasında daha da nazik olun) veya kanamayı kolaylaştıran bir ilaç. Neyi paylaşacağına müşteri karar verir.

İşleme ne zaman başlanmamalı?

Şunları görürseniz işlemi erteleyin ya da o tırnağı atlayın, müşteriye bir doktora veya dermatoloğa görünmesini önerin:

• Tırnak çevresinde kızarıklık, şişlik, sıcaklık ya da iltihap.
• Yatağından ayrılan, kalınlaşmış ya da rengi değişmiş bir tırnak, özellikle eski bir protezin altında.
• Çalışacağınız bölgede açık yara ya da soyulmuş cilt.
• Kullanmak üzere olduğunuz ürün grubuna daha önce gösterilmiş reaksiyon.

Hastalık adı koymak yerine gördüğünüzü anlatın: "Bu tırnak tahriş olmuş görünüyor, üstünü kapatmadan önce bir doktora gösterirseniz içim daha rahat eder."

Tırnak geçmişi: önceki protez, kalkma, hasar ve alışkanlıklar

Buradaki cevaplar hazırlığı, ürünü ve süreyi belirler:

• Şu an tırnakta ne var: kalıcı oje, jel güçlendirme, akrilik ya da takma tırnak. Başka salonun işini sökmek daha uzun sürer, randevuyu buna göre yazın.
• Son set ne kadar dayandı, nereden kalktı ya da kırıldı? Kütikül tarafından kalkma çoğu zaman hazırlığa, uçtan kırılma ise tırnak boyuna ya da şekline işaret eder.
• Sökümden kalan hasar: incelmiş, esneyen ya da soyulan tırnaklar genelde daha kısa bir boy ya da bakımla geçen bir ara ister.
• Alışkanlıklar: tırnak yeme, et koparma, tırnağı alet gibi kullanma, sık el yıkama.

Sadece bir ay sonra da işe yarayacak olanı not edin, örneğin "2 hafta sonra yanlardan kalkıyor" ya da "stresliyken yiyor, kısa tutulacak".

Yaşam tarzı ve beklenti: uzunluk, şekil, bakım aralığı ve bütçe

Şikâyetlerin çoğu teknik hatadan değil beklenti farkından çıkar. Başlamadan şunlarda anlaşın:

• İş ve hobiler: hemşirenin, pastacının ve tırmanış yapanın ihtiyacı olan boy aynı değildir. Bazı iş yerlerinin protez konusunda kuralı da vardır.
• Boy ve şekil: "kısa badem" ikiniz için de aynı anlama gelsin diye bir tip ya da fotoğraf gösterin.
• Bakım aralığı: 2-3 haftada bir dolguya gelebilecek mi, yoksa uzadıkça da şık duran bir şeye mi ihtiyacı var?
• Fiyat ve süre: ikisini de, söküm ve nail art dahil, başlamadan söyleyin.
• Yaklaşan özel gün: düğün ya da tatil planı değiştirir, tarihi de o randevunun notuna yazılır.

Tasarımı ve rengi ilk kattan önce netleştirin

Tasarımı yarı yolda değiştirmek zaman kaybettirir ve iki tarafı da mutsuz eder. İlk kattan önce örnek fotoğrafın hangi kısmını istediğini (rengini mi, bitişini mi, desenini mi, şeklini mi) netleştirin, bitişi ve vurgu tırnaklarını teyit edin, bir deneme tırnağı sürüp gün ışığında bakın.

Ojeleriniz salon kataloğunuzdaysa, Müşteri QR Kodu sayfasındaki kodu okutarak CutieCure Book uygulamasında salonunuza bağlanan müşteriler renklere göz atabilir, beğendiklerini favorilere ekleyebilir ve bir rengi salona gelmeden önce kendi el fotoğrafında deneyebilir. Kurulumu dijital oje kartelası yazısında anlattık.

Randevudan sonra rengin tam adını ve numarasını müşteri notuna yazın. "Geçen seferkinin aynısı" ancak biri geçen seferi kaydettiyse işe yarar.

Ne nereye yazılır: müşteri notu mu, randevu notu mu?

Not, ancak bir sonraki çalışan onu bulabilirse işe yarar. CutieCure Salon'da panelde iki yer kullanın, üçüncüsünü panelin dışında tutun.

Müşteri notları: kalıcı bilgiler

Müşteri notları müşteri profilinde durur ve birkaç satır alır. Ziyaretten ziyarete değişmeyen şeyleri her satıra bir bilgi gelecek şekilde yazın:

• "Akrilat alerjisi dermatoloğu tarafından doğrulandı. Jel ve akrilik yok."
• "Kısa badem. Nude ve açık pembe tonlar. Son renk: adı ve numarası."
• "Akrilik söküm sonrası tırnaklar ince. Jel güçlendirme, 3 haftada bir dolgu."
• "Kütikülleri hassas, et makası kullanılmayacak."

Randevu notu: sadece bu ziyaret

Takvimde randevu oluştururken not alanına o ziyaret için önemli olanı yazın: "başka salonun akriliği sökülecek, ekstra süre" ya da "cumartesi düğünü var". Bu notlar takvimdeki randevu detayında görünür, müşteri profilinde görünmez. Ziyaretten sonra da geçerli olacak her şey müşteri notlarına gider.

Panelin dışında: imzalı formlar ve sağlık detayları

İmzalı bilgi ve onay formlarını, ekibin işini yapmak için bilmesi gerekenden fazlası olan sağlık detaylarını da kendi kağıt dosyanızda ya da güvenli bir depolama alanında, mevzuatın gerektirdiği şekilde saklayın.

Sağlık verisi ve KVKK: az yazın, onay alın, notu kimin okuduğunu unutmayın

KVKK'da sağlık verisi özel nitelikli kişisel veri sayılır ve işlenmesi daha sıkı şartlara bağlıdır. Bu yazı hukuki tavsiye değildir, kendi salonunuz için bir hukukçuya danışın. Şu alışkanlıklar ise hemen her durumda sizi güvenli tarafta tutar:

• Sadece işlemi değiştiren şeyi sorun. Jel reaksiyonunu bilmeniz gerekir, müşterinin sağlık geçmişini değil.
• Sağlık bilgisini yazmadan önce neden sorduğunuzu anlatın ve onay alın.
• Notu kimin okuduğunu unutmayın. CutieCure Salon'da panele erişimi olan tüm ekip müşteri notlarını görebilir ve düzenleyebilir. Sadece bütün ekibin bilmesi gereken şeyi yazın.
• İmzalı formları notların dışında, güvenli bir yerde saklayın. Müşteri istediğinde ya da bilgi geçerliliğini yitirdiğinde notu güncelleyin veya silin.

Bazı müşteriler CutieCure Book uygulamasında ya da web sitenizdeki widget'ta AI tırnak bakım kontrolünü yapmış olarak gelir. Bu kontrol bir skor ve günlük bakım önerileri verir. Onu teşhis olarak değil, sohbeti açan bir ipucu olarak görün. Salon sonuçları görmez, sadece kaç kontrol yapıldığını görür. Müşteri paylaşmak isterse ne çıktığını ona sorun.

Bir sonraki randevudan önce geçmişe bakın

Not, ancak müşteri koltuğa oturmadan önce okunursa işe yarar. Müşteriler sayfasında müşteriyi adı, telefonu ya da e-postasıyla arayıp profilini açın. Profilde şunları görürsünüz:

• Son ziyaret, toplam randevu ve toplam harcama.
• Müşteri notları.
• Yaklaşan randevular ile hizmeti ve durumuyla birlikte son beş geçmiş randevu.

Güne başlarken iki dakika yeter: günün müşterilerinin profillerini açın, her çalışana bilmesi gerekeni söyleyin. Son ziyaret aylar önceyse sağlık sorularını yeniden sorun, çünkü ilaç, hamilelik ya da cilt durumu değişmiş olabilir. Eski bir ziyaretin notu için o randevuyu takvimde açın.

Bu, müşterinin her seferinde aynı kişiye denk gelmediği ekiplerde daha da önemlidir. Ayrıntılar için çok çalışanlı salon yönetimi yazısına göz atın.

Kopyalayıp kullanabileceğiniz tırnak salonu müşteri bilgi formu

Bu listeyi basılı bir forma ya da kendi şablonunuza kopyalayın.

Sağlık

• Daha önce bir tırnak ürününe reaksiyon gösterdiniz mi (kaşıntı, kızarıklık, şişlik, kabarcık)? Hangi işlemden sonra?
• Bugün ellerinizde kesik, çatlak, cilt sorunu ya da ağrıyan bir yer var mı?
• İşlemi etkileyecek, bilmemiz gereken bir durum var mı? Örneğin diyabet, dolaşım sorunu ya da kanamayı etkileyen bir ilaç. (Sadece paylaşmak istediğiniz kadarını.)

Tırnak geçmişi

• Şu an tırnaklarınızda ne var, ne zaman yapıldı?
• Son setiniz ne kadar dayandı? Nereden kalktı ya da kırıldı?
• Tırnak yeme, et koparma ya da tırnak soyma alışkanlığınız var mı?

Yaşam tarzı ve beklenti

• İşte ve boş zamanınızda ellerinizi en çok ne için kullanıyorsunuz?
• Nasıl bir boy ve şekil istiyorsunuz? (Fotoğraf ya da tip gösterin.)
• Bakım için ne sıklıkla gelebilirsiniz?
• Yakında özel bir gününüz var mı?

Tasarım ve onay

• Örnek fotoğraf, renk, bitiş ve desenin yeri netleşti.
• Fiyat ve süre söylendi.
• Yukarıdaki sağlık bilgisinin kaydedilmesine onay, müşterinin imzası ve tarih (kağıt formda).

Ekibinize formu beş dakikada uygulamayı öğretin

1. 1Tasarım konuşmasından önce ellere bakın. Cevapların çoğu zaten görünür.
2. 2Üç sağlık sorusunu her seferinde aynı kelimelerle sorun.
3. 3Önce geçmişi ve alışkanlıkları, sonra boyu, şekli ve bakım aralığını sorun.
4. 4Tasarımı netleştirin: örnek, bitiş, bir deneme tırnağı, fiyat ve süre.
5. 5Müşteri çıkmadan önce bir dahaki sefere lazım olacak her şeyi müşteri notuna ekleyin.

Bir ekip toplantısında formu bir kez canlandırarak deneyin ve not yazım şeklinde anlaşın, böylece herkes "jel yok" bilgisini aynı şekilde yazar. Ücretsiz denemeyi başlatıp müşteri notlarını ve takvimi kendi müşterilerinizle deneyebilir ya da takvimi ve müşteri listesini örnek verilerle demoda görebilirsiniz.