Fiche cliente en onglerie : ce qu'il faut demander et noter

Pourquoi la consultation protège à la fois la cliente et votre salon

La consultation, ce sont les cinq minutes où vous vérifiez que la prestation demandée est bien celle qui lui convient. Elle repère une allergie avant la réaction, un décollement avant la réclamation, et un malentendu sur le "rose naturel" avant quatre-vingt-dix minutes de travail.

• Pour la cliente : moins de risque de réaction, et un résultat adapté à ses mains et à son quotidien.
• Pour la prothésiste : une demande claire et un temps de pose réaliste.
• Pour le salon : une trace de ce qui a été convenu, ce qui aide à traiter équitablement une demande de reprise.

Quand ses réponses sont retenues d'une visite à l'autre, la cliente se sent aussi considérée : c'est le cœur de la fidélisation des clientes en onglerie.

Questions de santé : allergies, sensibilités et quand ne pas commencer

Posez-les à chaque nouvelle cliente, et aux habituées dès que quelque chose a changé :

• Réactions passées : démangeaisons, rougeurs ou gonflement après un gel, une résine ou un vernis. Une réaction aux produits pour ongles peut apparaître au bout des doigts, autour de l'ongle et même sur le visage et les paupières : posez la question largement.
• L'état des mains aujourd'hui : coupures, crevasses, poussée d'eczéma ou zones douloureuses.
• Ce qui change votre façon de travailler : par exemple un diabète ou des problèmes de circulation (travaillez les cuticules avec encore plus de douceur), ou un traitement qui favorise les saignements. C'est elle qui décide de ce qu'elle partage.

Quand ne pas commencer

Reportez la prestation, ou laissez de côté l'ongle concerné, et conseillez de consulter un médecin ou un dermatologue si vous voyez :

• Rougeur, gonflement, chaleur ou pus autour d'un ongle.
• Un ongle qui se décolle de son lit, épaissi ou décoloré, surtout sous une ancienne pose.
• Des plaies ouvertes ou une peau abîmée là où vous allez travailler.
• Une réaction déjà signalée à la famille de produits que vous alliez utiliser.

Décrivez ce que vous voyez au lieu de nommer une affection : "Cet ongle a l'air irrité, je préfère que vous le fassiez examiner avant qu'on le recouvre."

Historique des ongles : anciennes poses, décollements, ongles abîmés et habitudes

Ces réponses déterminent votre préparation, votre produit et votre temps de pose :

• Ce qu'elle porte aujourd'hui : vernis semi-permanent, gel de construction, résine ou faux ongles press-on. Retirer le travail d'un autre salon prend plus de temps : prévoyez-le dans la réservation.
• Combien de temps a tenu la dernière pose, et où elle a cédé. Un décollement près des cuticules vient souvent de la préparation, une casse au bord libre plutôt de la longueur ou de la forme.
• Les dégâts de dépose : des ongles fins, mous ou qui se dédoublent demandent en général une longueur plus courte ou une pause avec des soins.
• Les habitudes : se ronger les ongles, arracher les petites peaux, se servir de ses ongles comme d'outils, se laver très souvent les mains.

Ne notez que ce qui comptera encore le mois prochain, par exemple "se décolle sur les côtés au bout de 2 semaines" ou "se ronge les ongles quand elle est stressée, garder court".

Mode de vie et attentes : longueur, forme, rythme d'entretien et budget

La plupart des réclamations viennent d'un écart d'attentes, pas d'une erreur technique. Mettez-vous d'accord sur ces points avant de commencer :

• Travail et loisirs : une infirmière, une boulangère et une adepte d'escalade n'ont pas besoin de la même longueur, et certains lieux de travail ont des règles sur les ongles artificiels.
• Longueur et forme : montrez une capsule ou une photo pour que "amande courte" veuille dire la même chose pour vous deux.
• Entretien : peut-elle revenir toutes les 2 à 3 semaines pour un remplissage, ou lui faut-il quelque chose qui repousse joliment ?
• Prix et durée : annoncez les deux avant de commencer, dépose et nail art compris.
• Événements à venir : un mariage ou des vacances changent le plan, et la date va dans les notes de ce rendez-vous.

Fixer le design et la couleur avant la première couche

Changer de design en cours de route fait perdre du temps et déçoit tout le monde. Avant la première couche, précisez ce qu'elle veut vraiment dans sa photo d'inspiration (la couleur, la finition, le motif ou la forme), confirmez la finition et les ongles d'accent, et posez un ongle test pour vérifier la teinte à la lumière du jour.

Si vos teintes sont dans le catalogue de votre salon, les clientes qui se connectent à votre salon dans l'application CutieCure Book en scannant votre QR client peuvent les parcourir, ajouter leurs préférées en favoris et essayer une teinte sur une photo de leur propre main avant la visite. La mise en place est expliquée dans notre article sur le nuancier de vernis digital.

Après la prestation, notez le nom exact et le numéro de la teinte dans ses notes client. "Comme la dernière fois" ne fonctionne que si quelqu'un a noté ce qu'était la dernière fois.

Quoi noter et où : notes client ou notes du rendez-vous

Des notes ne servent que si la prochaine prothésiste les trouve. Dans CutieCure Salon, utilisez deux emplacements du tableau de bord et gardez-en un troisième en dehors.

Notes client : les informations qui durent

Les notes client se trouvent sur le profil de la cliente et tiennent sur plusieurs lignes. Écrivez une information par ligne, pour ce qui reste vrai d'une visite à l'autre :

• "Allergie aux acrylates confirmée par son dermatologue. Ni gel, ni résine."
• "Amande courte. Nudes et roses doux. Dernière teinte : nom et numéro."
• "Ongles fins après dépose de résine. Gel de construction, remplissage toutes les 3 semaines."
• "Cuticules sensibles, pas de pince."

Notes du rendez-vous : cette visite seulement

Quand vous créez un rendez-vous dans l'agenda, son champ de notes contient ce qui compte pour cette visite : "dépose d'une résine faite dans un autre salon, prévoir du temps en plus" ou "mariage samedi". Ces notes apparaissent dans le détail du rendez-vous dans l'agenda, pas sur le profil de la cliente : tout ce qui doit servir après la visite va dans les notes client.

En dehors du tableau de bord : formulaires signés et détails de santé

Les fiches de consultation ou de consentement signées, et tout détail de santé qui dépasse ce dont l'équipe a besoin pour agir, ont leur place dans votre propre classeur papier ou un stockage sécurisé, conservés selon les règles qui s'appliquent chez vous.

Données de santé et RGPD : notez le strict nécessaire, recueillez le consentement, pensez à qui lit

En France et dans toute l'UE, le RGPD classe les données de santé parmi les catégories particulières de données personnelles, soumises à des règles plus strictes, et d'autres pays les protègent aussi. Les règles varient, vérifiez donc ce qui s'applique à votre salon (cet article n'est pas un conseil juridique). Ces habitudes vous gardent du bon côté presque partout :

• Ne demandez que ce qui change la prestation. Vous devez savoir qu'elle a réagi à un gel, pas connaître son dossier médical.
• Expliquez pourquoi vous posez la question et obtenez son accord avant de noter une information de santé.
• Pensez à qui lit les notes. Dans CutieCure Salon, toute votre équipe ayant accès au tableau de bord peut voir et modifier les notes client : n'écrivez que ce dont toute l'équipe a besoin pour agir.
• Gardez les formulaires signés hors des notes, rangez-les en lieu sûr, et mettez à jour ou supprimez une note quand la cliente le demande ou quand elle n'est plus vraie.

Certaines clientes arrivent après avoir fait l'analyse des ongles par IA dans CutieCure Book ou sur le widget de votre site, qui donne un score et des conseils de soin pour le quotidien. Voyez-la comme un point de départ pour la discussion, pas comme un diagnostic. Le salon voit seulement combien d'analyses ont été utilisées, pas les résultats : si elle veut en parler, demandez-lui ce qu'elle a obtenu.

Relire l'historique avant la prochaine visite

Les notes ne servent que si quelqu'un les lit avant que la cliente s'installe. Cherchez la cliente par nom, téléphone ou e-mail sur la page Clients et ouvrez son profil. Il affiche :

• Dernière visite, nombre total de rendez-vous et total dépensé.
• Ses notes client.
• Ses rendez-vous à venir et ses cinq derniers rendez-vous passés, avec la prestation et le statut.

Deux minutes en début de journée suffisent : ouvrez les profils des clientes du jour et faites le point avec chaque prothésiste. Si la dernière visite remonte à plusieurs mois, reposez les questions de santé, car un traitement, une grossesse ou un problème de peau a pu changer entre-temps. Pour les notes d'une visite précédente, ouvrez ce rendez-vous dans l'agenda.

C'est encore plus important en équipe, où une cliente ne retombe pas forcément sur la même prothésiste. Voir gérer une onglerie avec plusieurs prothésistes.

Modèle de fiche cliente en onglerie prêt à copier

Copiez cette liste dans un formulaire imprimé ou dans votre propre modèle.

Santé

• Avez-vous déjà réagi à un produit pour ongles (démangeaisons, rougeurs, gonflement, cloques) ? Après quelle prestation ?
• Avez-vous aujourd'hui des coupures, des crevasses, un problème de peau ou des zones douloureuses sur les mains ?
• Y a-t-il quelque chose que nous devrions savoir et qui influence la prestation, comme un diabète, des problèmes de circulation ou un traitement qui agit sur les saignements ? (Partagez seulement ce que vous souhaitez.)

Historique des ongles

• Qu'avez-vous sur les ongles en ce moment, et quand cela a-t-il été fait ?
• Combien de temps votre dernière pose a-t-elle tenu ? Où s'est-elle décollée ou cassée ?
• Vous rongez-vous les ongles, arrachez-vous les petites peaux ou décollez-vous votre vernis ?

Mode de vie et attentes

• Que faites-vous avec vos mains au travail et pendant votre temps libre ?
• Quelle longueur et quelle forme aimeriez-vous ? (Montrez une photo ou une capsule.)
• À quelle fréquence pouvez-vous revenir pour l'entretien ?
• Avez-vous un événement prévu prochainement ?

Design et validation

• Photo d'inspiration, couleur, finition et emplacement du nail art validés.
• Prix et durée confirmés.
• Consentement à l'enregistrement des informations de santé ci-dessus, avec la signature de la cliente et la date (sur le formulaire papier).

Former l'équipe à faire la consultation en cinq minutes

1. 1Regardez les mains avant de parler du design. Beaucoup de réponses se voient.
2. 2Posez les trois questions de santé avec les mêmes mots à chaque fois.
3. 3Demandez l'historique et les habitudes, puis la longueur, la forme et le rythme d'entretien.
4. 4Validez le design : inspiration, finition, un ongle test, prix et durée.
5. 5Avant que la cliente parte, ajoutez à ses notes client tout ce qui comptera la prochaine fois.

Faites un jeu de rôle une fois en réunion d'équipe et mettez-vous d'accord sur un format de note, pour que tout le monde écrive "pas de gel" de la même façon. Vous pouvez commencer un essai gratuit pour essayer les notes client et l'agenda avec vos propres clientes, ou voir l'agenda et la liste des clientes avec des données d'exemple dans la démo.