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Messages pour décaler ou annuler un rendez-vous en onglerie

Quand le salon doit décaler un rendez-vous, excusez-vous, donnez la raison en une phrase et proposez deux ou trois créneaux précis pour que la cliente n'ait qu'à choisir. Quand c'est la cliente qui demande à décaler, remerciez-la de prévenir et répondez tout de suite avec des créneaux libres ou votre lien de réservation.

Mis à jour

Quand l'envoyer

  • Dès que vous savez que le rendez-vous ne peut pas avoir lieu, pas le matin même si vous pouvez l'éviter.
  • Pour un changement le jour même, envoyez le message et appelez si elle ne l'a pas lu dans l'heure.
  • Quand une autre prothésiste peut la prendre : elle choisit entre la même heure avec une collègue ou un nouveau créneau.
  • Quand une cliente demande à décaler : répondez vite, avant de perdre le créneau qu'elle libère.

Modèles à copier

Remplacez les parties entre {accolades} avant l'envoi.

  1. Prothésiste malade

    Bonjour {prénom}, je suis vraiment désolée, {prothésiste} est malade aujourd'hui et ne pourra pas faire votre {prestation} à {heure}. Seriez-vous disponible {option 1} ou {option 2} ? Répondez simplement avec celui qui vous convient et je le réserve.

  2. Imprévu au salon

    Bonjour {prénom}, malheureusement nous devons fermer le salon {jour} à cause de {raison}, et donc décaler votre {prestation} de {heure}. Toutes nos excuses pour le dérangement. Créneaux libres cette semaine : {option 1}, {option 2}, {option 3}. Lequel vous convient ?

  3. Même heure, autre prothésiste

    Bonjour {prénom}, {prothésiste} ne sera pas là {jour}, mais {autre prothésiste} est disponible à la même heure, {heure}, pour votre {prestation}. Est-ce que cela vous va, ou préférez-vous attendre {prothésiste} le {option 1} ?

  4. Le salon annule, la cliente choisit

    Bonjour {prénom}, désolée, nous devons annuler votre {prestation} du {jour} à {heure}. Vous pouvez choisir un nouveau créneau ici, seuls les horaires libres s'affichent : {lien de réservation}. Si rien ne vous convient, répondez-moi et je vous trouve une place.

  5. Réponse : la cliente veut décaler

    Bonjour {prénom}, merci de m'avoir prévenue, aucun souci ! Je peux vous proposer {option 1} ou {option 2}, ou un autre créneau libre ici : {lien de réservation}. Votre rendez-vous du {jour} à {heure} est annulé.

  6. Réponse : dernière minute, avec votre règle

    Bonjour {prénom}, merci de nous avoir prévenus. Votre rendez-vous est décalé au {nouvel horaire}. Petit rappel : nous demandons de prévenir {nombre} heures à l'avance pour tout changement, afin de pouvoir proposer le créneau à une autre cliente. À bientôt !

Conseils de rédaction

  • Proposez de vrais créneaux précis. « Quand êtes-vous disponible ? » lance un long échange ; deux options se règlent souvent en une réponse.
  • Quand c'est le salon qui décale, excusez-vous une fois, clairement, sans trop détailler la maladie de la prothésiste.
  • Confirmez par écrit le nouveau jour et la nouvelle heure dès qu'elle accepte, pour qu'il n'y ait aucun doute.
  • Gardez la phrase sur votre règle pour les changements répétés, pas pour une fidèle qui décale une fois par an.

Dans CutieCure Salon

Quand vous annulez un rendez-vous dans CutieCure Salon avec les notifications WhatsApp activées, la cliente reçoit l'avis d'annulation au nom de votre salon : envoyez juste après votre message personnel avec les nouveaux créneaux. Votre lien de réservation en ligne n'affiche que les créneaux libres, et dès que le nouveau rendez-vous est créé, elle reçoit la confirmation.

Questions

Comment prévenir une cliente qu'on doit décaler son rendez-vous ?

Écrivez-lui dès que vous le savez, excusez-vous, donnez une raison courte et proposez deux ou trois créneaux précis. Si c'est le jour même, appelez aussi.

Que répondre à une cliente qui demande à décaler ?

Remerciez-la d'avoir prévenu, confirmez que l'ancien rendez-vous est annulé et proposez de nouveaux créneaux ou votre lien de réservation dans le même message.

Faut-il offrir un geste quand le salon annule ?

Des excuses sincères et la priorité sur les prochains créneaux suffisent en général. Si vous offrez plus, choisissez un geste que vous pourrez refaire à chaque fois.

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